Voedselveiligheidscultuur meten wordt concreet

UGent ontwikkelt protocol voor bedrijven

In een eerder artikel berichtten we over het Gentse onderzoek naar een instrument om de voedselveiligheidscultuur in bedrijven in kaart te brengen. Onlangs presenteerde de onderzoeksgroep samen met Flanders' FOOD de resultaten van de studie, die belooft om dit vage maar cruciale begrip tastbaar te maken.

Voedselveiligheidscultuur

Een sterke voedselveiligheidscultuur is van essentieel belang om veilige en kwalitatieve voeding te produceren. Het is niet alleen belangrijk, het is ook verplicht om hierover te rapporteren: het opzetten, onderhouden en kunnen bewijzen van een passende voedselveiligheidscultuur is sinds 2021 opgelegd via de Europese hygiënewetgeving en opgenomen in de meeste commerciële lastenboeken.

Men moet dus hard werken om een hoog niveau van voedselveiligheidscultuur te bereiken, maar de vraag was steeds hoe dit nu moest bewerkstelligd worden. Wat is immers een sterke voedselveiligheidscultuur? En hoe kan je dit concreet verbeteren binnen een specifieke onderneming? 

Het blijft dus een moeilijk werkbaar concept voor (kwaliteits)managers en bedrijven. Het is abstract, moeilijk aantoonbaar en nog niet eenvoudig te auditeren. Ook is het onderzoek naar verbeterprocessen om het niveau van de cultuur te verhogen voorlopig nog zeer beperkt.

De oplossing

De UGent wil hier verandering in brengen. Specifiek werkt doctoraatsstudente Pauline Spagnoli – onder begeleiding van prof. dr. Liesbeth Jacxsens en prof. dr. Peter Vlerick – aan een project dat vooropstelt een concreet instrument te creëren waarmee men: (1) het probleemgebied in kaart kan brengen, (2) het probleemgebied kan analyseren, en (3) kan herontwerpen (interventies). Deze drie aspecten maken deel uit van de roadmap om de voedselveiligheidscultuur te verbeteren. Het project heeft de financiële steun van VLAIO en Flanders' FOOD.

Wat is een sterke voedselveiligheidscultuur?
En hoe kan je dit verbeteren?

Om het probleemgebied in kaart te brengen (eerste stap van de roadmap), werd voor een mixed-method assessment (met bestaande en nieuw ontwikkelde tools) gekozen. De benadering met mixed-method assessment wordt steevast aanbevolen door meerdere experts in het veld.

Verder wordt een gap analysis-methodiek toegepast om te kijken waar de probleempunten zich nu effectief bevinden en hoe deze kunnen verbeterd worden. Deze gap analysis combineert alle gegevens (observaties, perceptie, documentanalyse, interviews, enz.) van de diagnose om de oorzaken van de hoge of lage maturiteit van de voedselveiligheidscultuur te analyseren, wat essentieel is voor de ontwikkeling van interventies op maat.

Concreet

De diepgaande diagnosemethodiek kan nu worden toegepast voor de ontwikkeling van op maat gemaakte verbeterstrategieën (interventies) om het niveau van de voedselveiligheidscultuur te verbeteren. Maar hoe gaat dit nu concreet in zijn werk?

Methode

Zoals gezegd, werd er voor een mixed-method assessment gekozen om de nodige data te verzamelen. Dit wil zeggen dat meerdere benaderingen werden gecombineerd, om zo verschillende perspectieven te integreren. Het doel in deze eerste fase is om na te gaan welke dimensies van de voedselveiligheidscultuur 'matuur' en welke 'onderontwikkeld' zijn. Het geheel van de scores voor deze dimensies geeft een beeld van de totale veiligheidscultuur en waar er nood is aan interventies.

Concreet bestaat de mixed-method assessment uit een combinatie van objectieve, subjectieve, kwantitatieve en kwalitatieve benaderingen. In totaal werden zes methodes aangewend:

1. Food Safety Management Systems Diagnostic Instrument (FSMS-ID). Deze methode wordt frequent in de wetenschappelijke literatuur gebruikt om de maturiteit van voedselveiligheidscultuur te bepalen. Men schat de 34 indicatoren over het risiconiveau van de context en de mate van ontwikkeling van de controle- en borgingsactiviteiten in. De uiteindelijke score wordt samen door de onderzoekers en de kwaliteitsmanager van het bedrijf bepaald, waarbij men een beschrijving geeft van het maturiteitsniveau voor elke dimensie. Deze methode is kwalitatief en subjectief.
2. Food Safety Climate Tool. Deze vragenlijst test de perceptie van de werknemers over het leiderschap, communicatie, middelen, betrokkenheid en bewustzijn van risico's, allemaal in het kader van voedselveiligheid. Deze methode is kwantitatief en subjectief.
3. Management interview. Tijdens dit interview met de managers van het bedrijf wordt er gepeild naar vier dimensies: aanpassingsvermogen; consistentie; waarden en normen; en visie, missie en strategie. Concreet kan men uit drie beschrijvingen kiezen wat het beste past bij het bedrijf voor in totaal 10 indicatoren voor de vermelde dimensies. Elke beschrijving komt dan overeen met een bepaalde score. Deze methode is kwalitatief en subjectief.
4. On-site bezoeken om data te vergaren. Bij deze methode verzamelt een onderzoeker objectief data over het voedselveiligheidsklimaat via observatie. Er worden ook interviews afgenomen en documenten worden geanalyseerd. De negen dimensies vermeld bij methodes 2 en 3 worden hier bestudeerd. Deze methode is kwalitatief en objectief.
5. Kennistest. De kennis van de werknemers over voedselveiligheid wordt getest via meerkeuzevragen met telkens één correcte optie. Het doel is om lacunes in kennis vast te stellen, wat mogelijk gelinkt kan zijn aan onvoldoende communicatie en training vanuit management en supervisors. Deze methode is kwantitatief en objectief.
6. Persoonlijke inschatting door werknemers. Bij deze methode vullen werknemers een vragenlijst in om zo hun eigen gedrag te evalueren. Dit gaat dan over de mate waarin ze van de voedselveiligheidsmaatregelen op de hoogte zijn, deze effectief naleven, participeren in deze cultuur, hoezeer ze gemotiveerd zijn hiervoor en hoe ze zich voelen. Hun ingeschatte kennis wordt dan vergeleken met de objectieve kennistest (methode 5). Deze methode is kwantitatief en subjectief.

Hiermee worden heel wat data verzameld en krijgen we voor de vele dimensies ook concrete scores. Deze gaan van nul (niet van toepassing), naar één (reactief en dus weinig matuur), twee (actief) en drie (proactief en dus zeer matuur). Bij de reactieve score loopt men achter de feiten aan, terwijl men bij de hoogste score proactief mogelijke problemen in kaart brengt en hierop anticipeert.

Voor alle dimensies wordt dus een score ingevuld van 1 tot 3 in het zogeheten 'voedselveiligheidshuis' van een bedrijf. Hierbij worden de dimensies opgedeeld in verschillende coherente pijlers. Het 'huis' vormt een blauwdruk voor de voedselveiligheidscultuur van het desbetreffende bedrijf en is dus de basis voor verdere analyses en verbeteringen.

De grootste meerwaarde is het ontwikkelen van een grondige aanpak om probleempunten bloot te leggen

Vervolgens past men de vermelde gap analysis toe. Concreet wil dit zeggen dat alle dimensies met een score lager dan 2_3 (een resultaat hoger dan 2, maar lager dan 3) of alle dimensies die 1 punt of meer afwijken tussen de verschillende methodes als een gap worden gezien. Hier ontstaat dus een 'kloof' tussen wat de dimensie zou moeten scoren en wat ze effectief scoort.

Resultaten

Voor elke gap werden de oorzaken geanalyseerd. Vervolgens werden de geïdentificeerde gaps en hun oorzaken voorgesteld en besproken met het bedrijf, om zo hun perspectief te verkrijgen en om bepaalde prioriteiten te stellen in het ontwikkelen van interventies om deze gaps aan te pakken.

Een recente wetenschappelijke publicatie over het Gentse onderzoek presenteert een casestudy waarop men deze geïntegreerde methode toepaste. De resultaten zullen uiteraard per bedrijf verschillen, maar de casestudy geeft een goed beeld van hoe de methode wordt toegepast en wat voor soort resultaten men kan verkrijgen.

Het interessantste aspect is uiteraard hoe men de resultaten van de gap analysis nu effectief omzet in concrete aanbevelingen en oplossingen om deze gaps te dichten. Hier is nog geen alomvattend antwoord op: het blijft een zaak van geval per geval afwegen en onderzoeken om zo de geschikte interventie te bekomen. Uiteraard is het in kaart brengen van de probleempunten hier een cruciale stap in.

De belangrijkste meerwaarde van dit onderzoek is dan ook het ontwikkelen van een grondige aanpak om probleempunten bloot te leggen, waarbij men een pak verder gaat dan vorige methodes. Er wordt rekening gehouden met zowat alle denkbare dimensies, met aangepaste benaderingen om elk aspect te meten.

Het enige ontbrekende aspect is misschien de diepste laag: onderliggende opvattingen. Continue observatie gedurende een lange periode is hiervoor nodig en deze dimensie komt eerder in de latere fases van het traject naar boven.

Een grote troef is het combineren van subjectieve met objectieve data. Uit de voorlopige resultaten bleek immers dat men zelf het voedselveiligheidsklimaat doorgaans beter inschat dan de objectieve parameters aangeven. Het bezoek van onderzoekers aan het bedrijf is dus van cruciaal belang. Bedrijven die wensen hun voedselveiligheidscultuur te verbeteren, moeten dus bereid zijn zich volledig open te stellen.

Conclusie

De onderzoekers hebben er bewust voor gekozen om geen overkoepelende en eenduidige score toe te kennen aan dé voedselveiligheidscultuur. Dit zou een gevaarlijke veralgemening zijn en zou misleidend kunnen werken. Bepaalde probleemgebieden zouden zich kunnen verstoppen achter goed scorende dimensies. De studie benadrukt het belang van de vele nuances in de beoordelingen voor het opstellen van concrete interventies.

Het onderzoek stelt een geüpdatet theoretische kader voor om de voedselveiligheidscultuur te meten en, vooral, om probleempunten in kaart te brengen. De casestudy toont het belang aan van de toegevoegde dimensies: deze blijken gaps te veroorzaken en moeten dus aangepakt worden. Met de oudere methodes zouden deze aspecten over het hoofd zijn gezien.

Zoals de onderzoekers zelf aangeven, biedt de studie in de eerste plaats een concrete methode om de eerste twee stappen van de roadmap te verwezenlijken: het probleemgebied enerzijds in kaart brengen en anderzijds analyseren. De derde stap – het herontwerpen aan de hand van concrete interventies – is veel moeilijker vast te pinnen. Dezelfde onderzoekers zijn echter volop bezig om dit concreet te maken. Met dit onderzoek is alvast een cruciaal fundament gelegd om deze interventies überhaupt te kunnen inschatten.